Pernyataan Privasi Global ISS

Data pribadi berarti setiap informasi yang berkaitan dengan orang yang teridentifikasi atau dapat diidentifikasi ("subjek data") seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email Anda.

Kategori khusus data pribadi digunakan untuk menjelaskan sebagian data pribadi, yang dianggap lebih sensitif, dan dapat mencakup informasi seperti ras, asal etnis, agama, orientasi seksual, informasi kesehatan, dan keanggotaan serikat pekerja.

Kami mengumpulkan data pribadi mengenai karyawan kami, calon karyawan (misalnya calon karyawan, pelamar kerja), pelanggan, pemasok, perwakilan pelanggan dan pemasok, investor/pemegang saham, pemangku kepentingan lainnya, dan pengguna situs web kami. Mengenai pengumpulan data pribadi di bawah sistem pelaporan pelanggaran kami ("Sistem Speak-Up"), silakan merujuk secara khusus ke Bagian 3 dari Pernyataan Privasi ini.

Jenis data pribadi yang mungkin kami minta untuk Anda berikan termasuk, namun tidak terbatas pada, informasi kontak (seperti nama, alamat, nomor telepon, dan alamat email), informasi terkait bisnis, foto, video, dan dokumen identifikasi.

Kami mengumpulkan data pribadi Anda untuk tujuan berikut:

- Manajemen talenta (misalnya untuk mengidentifikasi kandidat potensial, merekrut dan mengembangkan karyawan, dll.)

- Administrasi (misalnya administrasi karyawan, pemeliharaan daftar pemegang saham, dll.)

- Komunikasi (misalnya dengan investor/pemegang saham, pelanggan saat ini dan calon pelanggan, pemangku kepentingan lainnya, dll.)

- Memahami preferensi komunikasi: (misalnya, dalam pendekatan kami terhadap keterlibatan pelanggan, kami menggunakan metode yang dirancang untuk mendapatkan wawasan tentang preferensi komunikasi. Dengan memahami preferensi ini, kami bertujuan untuk memastikan interaksi dan tanggapan kami disesuaikan untuk beresonansi dengan pelanggan dan calon pelanggan kami dengan cara yang mendorong komunikasi yang jelas, efektif, dan saling menguntungkan)

- Penyediaan layanan kami (misalnya untuk memfasilitasi transaksi; menganalisis dan mengoptimalkan operasi; mempromosikan penawaran kami; menangani keluhan, mengelola hubungan kontrak, dll.)

- Pengadaan layanan dan produk (misalnya untuk memfasilitasi transaksi; menganalisis pasar; menganalisis dan mengoptimalkan rantai pasokan kami, mengelola hubungan kontrak, dll.)

- Memantau penggunaan sistem dan situs web kami (misalnya untuk memastikan penggunaan yang aman dan patuh, menganalisis dan mempersonalisasi pengalaman pengguna, dll.)

Pemrosesan data pribadi Anda untuk tujuan yang disebutkan di atas didasarkan pada kepentingan sah kami, termasuk namun tidak terbatas pada kepentingan sah kami untuk menarik, memilih, dan mengelola karyawan; menyediakan komunikasi yang kredibel dan relevan, serta mengembangkan bisnis kami. Kami juga dapat memproses data pribadi Anda untuk mematuhi persyaratan perundang-undangan dan peraturan. Dalam situasi tertentu, kami juga dapat memproses data pribadi Anda berdasarkan persetujuan Anda.

Kami memiliki hak untuk menahan informasi atau layanan jika kami tidak dapat mengidentifikasi Anda berdasarkan informasi yang diberikan. Oleh karena itu, meskipun Anda berhak untuk tidak memberikan informasi yang diminta kepada kami, hal ini dapat membatasi kemampuan kami untuk membantu Anda atau memenuhi permintaan Anda.

Sejalan dengan Nilai-Nilai ISS dan Pedoman Perilaku, integritas bisnis ISS tidak bisa ditawar. Kami berkomitmen untuk menjalankan bisnis kami sesuai dengan hukum dan standar etika yang tinggi. Oleh karena itu, kami telah membuat sistem pelaporan pelanggaran yang disebut sistem Speak Up, di mana kami juga dapat memproses data pribadi Anda. Silakan lihat Kebijakan Speak Up kami untuk informasi lebih lanjut mengenai pemrosesan data pribadi Anda, termasuk namun tidak terbatas pada informasi mengenai jenis data pribadi yang diproses, tujuan pemrosesan, hak-hak subjek data, dan lain-lain.

Kami biasanya mengumpulkan data pribadi secara langsung dari Anda (kecuali jika Anda memberikan izin kepada kami untuk mendapatkan data tersebut dari pihak ketiga). Kami mengumpulkan data pribadi yang Anda berikan kepada kami melalui penggunaan situs web kami, media sosial, saat menelepon perwakilan kami, saat kami memberikan dan mengelola layanan kepada Anda, serta pada formulir atau korespondensi lain yang Anda isi.

Jika kami menerima data pribadi tentang Anda yang tidak kami minta, dan yang tidak relevan dengan aktivitas pemrosesan yang dimaksud, kami akan menghapus atau menganonimkan data tersebut secara permanen, kecuali jika diwajibkan oleh hukum.

Ketika Anda mengunjungi situs web kami dan menyetujui penggunaan cookie, maka cookie akan menyimpan cookie di perangkat Anda. Ini adalah sepotong kecil informasi yang disimpan di hard drive Anda, yang memberi tahu kami bahwa perangkat Anda telah mengakses situs web kami. Cookie tidak akan dapat mengidentifikasi Anda secara langsung. Jika Anda tidak ingin kami menggunakan cookie, Anda dapat mengatur browser Anda untuk menolaknya. Jika Anda menyetujui penggunaan cookie di situs web kami, kami akan memproses informasi pribadi Anda sehubungan dengan cara Anda menggunakan situs web kami dan kami menggunakan cookie untuk mengumpulkan data dari situs web kami dengan tujuan dan berdasarkan kepentingan sah kami untuk membantu kami memahami halaman mana yang paling populer dan kapan waktu penggunaan puncaknya, bersama dengan informasi lain tentang alamat Protokol Internet (IP), alamat situs web yang dirujuk, catatan aktivitas aplikasi, dan catatan kesalahan yang membantu kami meningkatkan konten dan membuat navigasi di situs web kami menjadi lebih mudah.

ISS menggunakan Google Analytics atau alat serupa untuk mendapatkan informasi tren tentang interaksi pengguna dengan situs web kami, untuk tujuan administrasi sistem dan untuk mengidentifikasi masalah dan meningkatkan situs web. Google Analytics menggunakan cookie pihak pertama untuk melaporkan interaksi pengunjung. Cookie ini digunakan untuk menyimpan informasi, seperti jam berapa kunjungan saat ini terjadi, apakah pengunjung pernah mengunjungi situs ini sebelumnya, dan situs apa yang merujuk pengunjung ke halaman web. Untuk informasi lebih lanjut tentang Google Analytics, dan untuk tautan ke Kebijakan Privasi Google dan alat penyisih untuk Google Analytics, kunjungi https://support.google.com/analytics dan tinjau bagian Privasi dan Keamanan Data.

Tidak ada cookie yang dikendalikan oleh ISS yang akan disimpan di perangkat Anda kecuali jika Anda menyetujuinya. Pengecualian dari aturan ini adalah cookie yang diperlukan untuk fungsionalitas inti situs. Anda dapat memilih pengaturan di browser yang memungkinkan penyimpanan cookie berdasarkan persetujuan. Jika Anda hanya ingin menerima cookie dari ISS, tetapi tidak menerima cookie dari penyedia layanan dan mitra kami, Anda dapat memilih pengaturan "Blokir cookie pihak ketiga" di browser Anda. Umumnya, akan ada tampilan melalui fungsi Bantuan dalam daftar menu browser web yang memberitahukan cara menolak cookie baru dan menonaktifkan cookie yang sudah diterima. Temukan petunjuk terperinci tentang cara menghapus cookie di sini:

Menghapus cookie di Internet Explorer
Menghapus cookie di Google Chrome
Menghapus cookie di Safari
Menghapus cookie di Mozilla Firefox

Situs web kami mungkin berisi tautan ke situs web pihak ketiga. Harap diperhatikan bahwa ketentuan Pernyataan Privasi Global ISS ini tidak berlaku untuk situs web eksternal. Jika Anda ingin mengetahui cara pihak ketiga menangani data pribadi Anda, Anda perlu menghubungi pihak ketiga tersebut dan merujuk pada pernyataan privasi mereka.

Kami dapat membagikan data pribadi Anda, untuk tujuan apa pun yang disebutkan dalam bagian 2 di atas, dengan pihak ketiga. Pihak ketiga tersebut meliputi: Entitas perusahaan lain, agen, penasihat eksternal, penyedia layanan dan kontraktor eksternal kami (seperti penyedia surat, agen komersial, atau layanan dukungan), lembaga pemerintah termasuk penegak hukum, badan pengatur, dan badan penyelesaian sengketa (atau lembaga lain yang pengungkapannya diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan/pengadilan), serta orang atau entitas lain yang pengungkapannya diizinkan oleh Anda.

Ketika kami mengungkapkan data pribadi Anda kepada pihak ketiga yang memproses data pribadi atas nama kami, kami mengambil semua langkah yang wajar untuk memastikan bahwa pihak ketiga tersebut akan menerapkan langkah-langkah teknis dan organisasi yang sesuai dan terikat oleh kerahasiaan dan kewajiban hukum sehubungan dengan perlindungan data pribadi Anda. Potensi pengungkapan data pribadi Anda dilakukan sesuai dengan persyaratan hukum. Ini berarti bahwa pemrosesan tersebut dilindungi oleh perjanjian pemrosesan data untuk memastikan bahwa data pribadi tidak diproses untuk tujuan lain selain yang dinyatakan dengan jelas, dan untuk memastikan bahwa pihak ketiga kami menjunjung tinggi langkah-langkah keamanan yang memadai untuk melindungi data pribadi Anda.

Kami tidak akan mengungkapkan data pribadi Anda kepada organisasi pihak ketiga yang berlokasi di luar negara tempat kami menerima informasi Anda (sebagaimana berlaku) tanpa persetujuan tertulis dari Anda, kecuali sebagaimana diuraikan di bawah ini atau jika pengungkapan tersebut diizinkan atau diwajibkan oleh hukum atau perintah pengadilan/pengadilan.

Kami dapat memindahkan data pribadi Anda di dalam Grup ISS, dan ke operasi atau kontraktor kami yang berlokasi di luar UE/EEA. Namun, pemindahan tersebut tidak mengubah komitmen kami untuk melindungi data pribadi Anda berdasarkan Pernyataan Privasi ini.

Jika data pribadi Anda ditransfer ke luar UE/EEA, ISS memastikan tingkat keamanan yang memadai dengan mentransfer ke negara-negara yang disetujui oleh Komisi UE sebagai negara yang memiliki tingkat perlindungan yang memadai, atau dengan membuat kontrak yang dirancang dengan tepat antara ISS dan entitas non-UE/EEA yang menerima data tersebut.

ISS dapat menggunakan data pribadi Anda untuk memberi Anda informasi tentang layanan dan produk kami, atau yang disediakan oleh pihak ketiga, yang dianggap relevan bagi Anda. Dengan persetujuan khusus dari Anda, kami dapat memberikan data pribadi Anda kepada organisasi pihak ketiga tersebut untuk tujuan pemasaran tertentu.

Berdasarkan sifat hubungan bisnis kami, kami mungkin ingin menggunakan Anda sebagai referensi saat mempromosikan bisnis kami kepada orang lain. Dalam hal demikian, kami akan meminta persetujuan khusus dari Anda dan hanya akan mengungkapkan data pribadi sejauh kami mendapatkan persetujuan dari Anda.

Anda dapat meminta kami kapan saja untuk tidak menghubungi Anda mengenai produk atau layanan dan tidak mengungkapkan data Anda kepada orang lain untuk tujuan tersebut dengan menghubungi kami atau, jika berlaku, dengan mengeklik tombol "berhenti berlangganan" dalam pesan email promosi kami.

Kami menyimpan data pribadi Anda dalam file dan register berbasis kertas dan/atau elektronik. Kami telah menerapkan perlindungan, sebagaimana diwajibkan oleh hukum, untuk melindungi data pribadi yang kami proses dari penyalahgunaan, gangguan, kehilangan, akses, modifikasi, atau pengungkapan yang tidak sah. ISS memiliki sejumlah langkah keamanan teknis. Ini termasuk berbagai sistem dan langkah-langkah keamanan komunikasi, serta penyimpanan dokumen cetak yang aman dan penggunaan enkripsi. Selain itu, akses ke data pribadi Anda akan dibatasi hanya untuk mereka yang memerlukan akses untuk memenuhi tujuan.

Kami hanya menyimpan data pribadi Anda selama diperlukan untuk tujuan kami memproses data tersebut, dan sesuai dengan standar Grup kami tentang penyimpanan dan penghapusan.

Jika Anda adalah karyawan ISS, kami akan menyimpan data pribadi Anda untuk jangka waktu hingga lima (5) tahun setelah berakhirnya hubungan kerja atau untuk jangka waktu yang lebih lama seperti yang diwajibkan oleh hukum setempat yang berlaku.

Jika Anda adalah pelamar kerja, kami akan menyimpan data pribadi Anda untuk tujuan perekrutan di masa depan sesuai dengan persetujuan Anda. Apabila terdapat potensi perselisihan sehubungan dengan proses perekrutan, data pribadi Anda dapat disimpan hingga enam (6) bulan setelah proses perekrutan selesai.

Jika Anda adalah seorang investor atau pemegang saham, kami akan menyimpan data pribadi Anda selama Anda menjadi investor atau pemegang saham dan, jika relevan untuk dokumen perusahaan tertentu, selama ISS masih ada sebagai sebuah perusahaan.

Jika data pribadi Anda merupakan bagian dari catatan keuangan, kami umumnya akan menyimpan data pribadi Anda selama lima (5) tahun sejak akhir tahun keuangan yang terkait dengan catatan keuangan tersebut atau selama jangka waktu yang lebih lama yang mungkin diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.

Jika Anda telah menyetujui untuk menerima pemasaran langsung melalui sarana elektronik, kami berkewajiban untuk menyimpan data pribadi Anda hingga dua (2) tahun setelah Anda menarik persetujuan Anda untuk mendokumentasikan kepatuhan terhadap aturan spam yang berlaku.

Jika Anda adalah pengguna situs web kami, silakan lihat periode penyimpanan cookie di atas.

Jika Anda adalah pelanggan atau pemasok saat ini atau calon pelanggan atau pemasok, kami umumnya akan menyimpan data pribadi Anda untuk jangka waktu lima (5) tahun setelah interaksi terakhir kami dengan Anda.

Kami mengambil langkah-langkah yang wajar untuk menghapus atau menganonimkan semua data pribadi secara permanen setelah data tersebut tidak lagi dapat digunakan sesuai dengan Pernyataan Privasi ini.

Kami mengambil langkah-langkah yang wajar untuk memastikan bahwa Anda dapat menggunakan hak-hak perlindungan data Anda. Kecuali dinyatakan lain dalam undang-undang perlindungan data tertentu, Anda memiliki hak-hak berikut ini:

Anda memiliki hak untuk mendapatkan akses ke data pribadi Anda dan mendapatkan salinannya. Anda juga memiliki hak untuk memperbaiki data pribadi yang kami proses dan hak untuk menghapusnya. Anda dapat menolak pemrosesan data pribadi Anda oleh kami, termasuk pemrosesan data pribadi Anda untuk tujuan pemasaran langsung, atau meminta kami untuk membatasi pemrosesan kami. Selain itu, dalam beberapa kasus, Anda dapat meminta untuk mendapatkan salinan data pribadi Anda dalam format yang terstruktur, umum digunakan, dan dapat dibaca oleh mesin, serta memiliki hak untuk mengirimkan data tersebut ke pengontrol lain (portabilitas data). Jika pemrosesan data pribadi Anda hanya didasarkan pada persetujuan Anda, Anda dapat menarik persetujuan Anda kapan saja. Harap diperhatikan bahwa hal ini tidak memengaruhi pemrosesan data pribadi Anda sebelum penarikan persetujuan Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan tentang Pernyataan Privasi ini atau jika Anda ingin menggunakan hak perlindungan data Anda, silakan hubungi Manajer Perlindungan Data Grup kami secara tertulis:

- Alamat: Manajer Perlindungan Data Grup, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

- E-mail: dpm@group.issworld.com

Anda tidak akan dikenakan biaya untuk menggunakan hak perlindungan data Anda. Meskipun demikian, Anda mungkin akan dikenakan biaya untuk salinan tambahan data pribadi Anda sesuai dengan hukum perlindungan data yang berlaku.

Sebelum menanggapi permintaan subjek data, kami harus mengonfirmasi identitas subjek data yang meminta. Dengan demikian, permintaan subjek data harus dilengkapi dengan informasi yang relevan yang dibutuhkan ISS untuk mengidentifikasi Anda dan memproses permintaan Anda. Jika relevan, kami akan mengambil langkah yang wajar untuk memastikan bahwa data pribadi dikoreksi atau dihapus, memberi tahu Anda tentang koreksi/penghapusan tersebut, serta memberi tahu penerima data pribadi lainnya jika kami diwajibkan untuk melakukannya sesuai dengan peraturan perlindungan data yang berlaku.

Mungkin terdapat situasi di mana kami harus menolak permintaan koreksi atau penghapusan. Dalam hal ini, Anda dapat meminta kami untuk menyertakan pernyataan dengan data pribadi yang ingin Anda koreksi atau hapus.

Kami akan memproses dan membalas permintaan Anda tanpa penundaan yang tidak semestinya dan dalam hal apa pun dalam waktu satu (1) bulan sejak diterimanya permintaan tersebut, kecuali jika kami memiliki hak untuk memperpanjang jangka waktu tanggapan sesuai dengan undang-undang perlindungan data yang berlaku. Jika terjadi perpanjangan, kami akan memberi tahu Anda tentang hal itu, bersama dengan alasan penundaan. Jika kami tidak dapat memenuhi permintaan Anda, Anda akan menerima penjelasan tertulis tentang alasannya, serta perincian opsi lebih lanjut jika Anda tidak puas dengan tanggapan kami.

Anda dapat menghubungi kami secara anonim. Namun, jika Anda memilih untuk tetap anonim, kemampuan kami untuk menyediakan layanan atau informasi yang Anda butuhkan akan terbatas.

Jika Anda ingin menyampaikan keluhan tentang pemrosesan data pribadi Anda, silakan hubungi Manajer Perlindungan Data Grup kami:

- Telepon +45 38 17 00 00

- Alamat Manajer Perlindungan Data Grup, ISS A/S, Buddingevej 197, DK 2860 Soeborg, Denmark

- E-mail ke dpm@group.issworld.com

Kami akan melakukan yang terbaik untuk menyelesaikan keluhan Anda secepat mungkin. Jika Anda tidak puas dengan hasil penyelesaian keluhan Anda, Anda dapat menyampaikan keluhan Anda kepada:

Datatilsynet (Otoritas Perlindungan Data Denmark)

- Telepon: +45 33 193 200

- Alamat: Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, Denmark

- Situs web: www.datatilsynet.dk

Untuk informasi lebih lanjut tentang privasi secara umum, Anda dapat mengunjungi situs web Otoritas Perlindungan Data Denmark di www.datatilsynet.dk.

Kami dapat meninjau, mengubah, atau merevisi Pernyataan Privasi kami dan cara kami memproses data pribadi dari waktu ke waktu. Kami akan memposting Pernyataan Privasi yang telah diperbarui di situs web kami di www.issworld.com. Ketentuan yang direvisi akan berlaku sejak tanggal posting.

Unduh file yang terkait dengan kebijakan BCR ISS di sini:

Kebijakan BCR ISS
Lampiran BCR ISS 1-8

Laporkan insiden data di sini.